Gestion por procesos

Un Proceso es una secuencia de Actividades realizadas, 
que permite generar un producto o servicio.

También es el conjunto de actividades que transforman insumos (inputs) en productos (outputs) de valor agregado en utilidad para el cliente

Las actividades que forman parte del proceso, transforman los insumos (entradas), en productos o servicios (salidas ), al aplicarse los recursos en su transformación, y tomando en cuenta controles de verificación pertinentes; agregándoles valor.

Los procesos utilizan los recursos de la organización para lograr ciertos objetivos o alcanzar resultados.

 PROPIEDADES DE LOS PROCESOS
No dependen del espacio ni de las persojas que la ejecutan
son actividades grandes
Se descomponen de acuerdo a una escala jerarquica, y contienen a otros subprocesos.
Se debe diferenciar entre proceso y procedimiento, ya que este es el conjunto de reglas e instrucciones que determinan la forma de actuar para obtener un resultado, la diferencia está porque el proceso indica el que se hace y el procedimiento el como hacerlo.
El proceso tiene lìmites definidos lo que constituye el alcance.

 CARACTERÍSTICAS
Se plantea un propòsito a alcanzar.
Tienen entrada y salida y se puede identificar los clientes, proveedores y el producto o servicio final.

Una actividad está formada por acciones pequeñas que se estructuran dentro de un proceso.
Las actividades del proceso deben descomponerse en actividades y tareas acorde con la aplicación de metodologías de separación de actividades acorde con tiempos, recursos, costos y otros.
Debe existir un responsable del proceso.
JERARQUIA DEL PROCESO
Tienen los procesos una jerarquia determinada por etapas y pasos
Macroprocesos
Procesos
Subprocesos
Actividades
Tareas.

 Los procesos, y sus partes tienen que definirse dentro de un mismo proceso, además pueden tener entre dos o mas subactividades.

MACRO - PROCESO:

  Control Administrativo y Financiero( a nivel de gerencia)

PROCESO:

  Gestión de Tesorería ( a nivel de director)

  (Recursos: Contador, Administrador, Ordenador,software)

SUB - PROCESO:

  Pago a Proveedores ( por el pagador del departamento )

ACTIVIDAD:

  Registro de Facturas. ( contador)

TAREA:

  Comprobación de Facturas con pedido.( ayudante contabilidad)

PROCEDIMIENTO:

  Normativa de Arqueo de Fondos.

 DIFERENCIAS ENTRE ACTITUD DEPARTAMENTAL Y PROCESAL

DEPARTAMENTO O SECCION                                PROCESOS

Quien causo el problema                                                que causó el problema
Barreras entre departamentos                                         integración
individualismo                                                                trabajo en equipo
metas departamentales                                                   metas empresarial
orientación interna                                                         orientación hacia el cliente.

Los procesos representan como una compañía crea y entrega valor a sus clientes, constituyen su trabajo real

El pensamiento de procesos es diferente: cros-funcional y orientado a productos y con enfoque al cliente

Una perspectiva de procesos es esencial para incrementar la productividad, la calidad, flexibilidad y velocidad

El corazón de administrar un negocio es administrar sus procesos

 

PROCESOS CENTRALES o AGREGADORES DE VALOR.

  Pertenecen a la Cadena de Valor de la Empresa, y son los Procesos Claves, creadores de valor que existen para satisfacer los requerimientos del cliente.

  (Son la razón de ser de la Empresa)

Son Procesos de Diseño y Realización de los Productos o Servicios de la compañía.

 

PROCESOS DE SOPORTE

  Son necesarios para que los Procesos Centrales operen de manera eficiente y eficaz. Son procesos de apoyo y generalmente tienen poco contacto con el cliente externo

  (Actividades indirectas y habilitadoras)

Ayudan a la gestión principal y a la consecución de sus objetivos básicos.

 

PROCESOS ESTRATÉGICOS

  Pertenecen a actividades de Responsabilidad Gerencial, y Planeación Estratégica.

  Son Procesos gobernantes que dirigen el rumbo organizacional.

segunda tarea

trabajo grupal, documento en texto y presentación para computadora sobre una empresa de producción.

1.- En función de los procesos detallados, definir los Procesos Centrales de la Organización y en cada uno de ellos indicar:

  Nombre.  Responsable.  Alcance

  Misión  Visión.   

 

  Además Identifique:

  Entradas  Salidas  Controles  Recursos

  Proveedores   Clientes

  2.- Utilice el Modelo Explicado por el Instructor. Éste se convertirá en la posteridad en la Ficha de Proceso, u Hoja de Caracterización.

 

3.- De cada Proceso Central, haga una lista de Actividades que agregan valor, y que forman parte de ese proceso para la consecución de la misión.

  (No confunda Actividad de Tarea y de Procedimiento)

4.- De cada una de estas Actividades, identifique sus complejidades y defínalas conforme el ejemplo mostrado anteriormente.

  (Defina el Efecto y el Impacto de cada complejidad

 

5.-Tome una de las Actividades que agregan valor (subproceso) de uno de los Procesos Centrales, y baje un nivel más.

  (Identificando Tareas)

  (Documentación importante que maneja)

q6.- Finalmente identifique el Mapa de Procesos de la organización, utilizando cualquiera de los modelos de representación anteriormente analizados:

  Procesos Centrales

  Procesos de Apoyo o de Soporte.

  Procesos Gobernantes o Estratégicos.

•7.- Realizar el análisis de cadena de valor de Porter.

 

Identifique las actividades primarias de la empresa.

Defina los tiempos que  llevan en el proceso  y los responsables de cada una de ellas.

Realice un cuadro categorial de las actividades de apoyo, dando un valor a cada una de ellas.

Defina las ventajas competitivas actuales o a futuro de la empresa.

 

Cadena de valor de M. Porter

Es un modelo teórico, que describe el proceso de las actividades de una empresa que genera valor al concluir las actividades, fue descrito y difundido por Michael Porter. Categoriza las actividades que producen valores añadidos en una organización en dos tipos: actividades primarias y actividades de apoyo o secundarias.
La ventaja competitiva radica en como una institución trabaja al planificar, organizar y manejar sus fuerzas.
Es una poderosa herramienta de análisis para la planificación estratégica.
La cadena de valor también perime examinar de manera sistemática las actividades que desempeña la institución y la forma como interactúan. por lo que permite disgregar en sus actividades estratégicas relevantes para comprender el comportamiento de los costos y de las fuentes actuales y potenciales para la diferenciación.

ACTIVIDADES PRIMARIAS
las actividades primarias se refieren a la creación del producto su venta y servicios de diferenciación y contiene cinco.

LOGISTICA INTERNA.- recepción, almacenaje y distribución de materia prima

OPERACIONES.- procesamiento de los materiales para obtener un producto final.

LOGÍSTICA EXTERNA.- manejo del producto terminado como almacenamiento y distribución.

MARKETING Y VENTAS.- comercialización y conocimiento del producto en el mercado.

MANTENIMIENTO.- actividades que permiten dar un respaldo postventa al producto.

ACTIVIDADES DE APOYO

Son actividades secundarias que permiten que el producto sea elaborado en las mejores condiciones y son

Infraestructura.- elementos de la organización que prestan apoyo físico como en planificación, contabilidad, finanzas.

Recursos Humanos.- está organizado en torno al personal calificado en su contratación, desarrollo y motivación.

Tecnología.- procesos de investigación y desarrollo para mejorar la gestión de la empresa.

Abastecimiento.- proceso de obtención de recursos mediante la compra u otros procesos.

Presencia de la cadena de valor
Se convierte en una poderosa herramienta de planificación estratégica.
Determina actividades que generan las ventajas competitivas.
Puede ser aplicado en cadenas de suministro y redes de distribución.

 Ventajas de la cadena de valor

1.INNOVACIÓN

  Investigación de mercado

  Creación de productos para el segmento de mercado seleccionado

 

2.OPERACIONES

  Construcción de productos o prestación de servicios

  Distribución y entrega de los productos y servicios

3.SERVICIO DE  POSTVENTA

  Venta de productos o servicios 

  Mantenimiento y reparaciones

  Servicio de entrenamiento, y otros

 

FODA

ANÁLISIS FODA

Se lo realiza a partir de las condiciones actuales de la línea de base de una organización.
Es re-mirar el contexto interno y externo, a la luz de la misión y las necesidades,
determinando qué elementos constituyen un apoyo y cuáles una desventaja en relación con los propósitos de la organización.
es la base de trabajo de la planificación, normal o estratégica.
ELEMENTOS INTERNOS
FORTALEZAS
Son los recursos Físicos, humanos y materiales que pertenecen a la empresa, en algunos casos los abstractos que representan una auténtica ventaja diferencial para la organización y que permiten un buen desenvolvimiento.

DEBILIDADES
Son los recursos y situaciones propias que representan una actual desventaja diferencial.
Constituyen un obstáculo para el desarrollo de la organización y para alcanzar sus objetivos.
ELEMENTOS EXTERNOS
OPORTUNIDADES
Son los hechos o situaciones que están presentes en el medio y pueden favorecer el desarrollo de la organización. Pero no se les puede controlar.

AMENAZAS
Son riesgos, hechos y situaciones que están presentes en el medio y que pueden dificultar el logro de los objetivos, producir un impacto negativo o una dificultad substancial en su trabajo normal y desarrollo.

PROCESO DE ANÁLISIS
Es un análisis de los puntos FUERTES y DÉBILES de la organización, en relación a las OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno.
Recoge:
los puntos Fuertes en que nos debemos apoyar
los puntos Débiles que debemos superar
las Oportunidades que tenemos que aprovechar
las Amenazas de las que nos tenemos que defender

Luego que se han determinado estos elementos, se debe valorarlos para identificar cual es la mas trascendente, al ser la que mas influye determinar las estrategias para fortalecer o debilitarla.
Se procede a cruzar entre elementos del foda para determinar con cuales se puede mejorar o disminuir su efecto.
Identificar el recurso humano en cada elementos del FODA y su participación para plantear las actividades y estratégias que lleven a la organización a plantear su plan estratégico.



“Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo no has de temer el resultado de cien batallas.

Si no conoces el entorno pero te conoces a ti mismo, tienes las mismas posibilidades de ganar que de perder.

Si no conoces el entorno ni te conoces a ti mismo, todos tus combates se convertirán en derrotas”.
Sun Tzu, “El arte de la guerra”

VISION Y MISION

LA ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA POR PROCESOS

VISION

VALOR MISION NECESIDAD

FORTALEZAS DEBILIDADES

OPORTUNIDAD AMENAZAS

IMPULSOS
ESTRATÉGICOS
METAS METAS METAS


VISION

Hablar de Visión es
hablar de futuro deseado
Las Visiones son las imágenes de realidad futura que tiene tanto la institución como nosotros -como personas particulares-
en función de los deseos, sueños, ideales, valores y creencias.
Las visiones son el horizonte al que queremos llegar.
Debe definirse el tiempo que va de 3 A 6 AÑOS y el area geográfica, ademàs cual, como para que y con que si es necesario.

Elementos de la Visión del
Plan Estratégico Empresarial

Empleados integrales
Directores de calidad
Abierto a la comunidad
Capacitación de calidad
Padres comprometidos
Liderazgo en la gestión

VALORES
Principios que regulan el accionar de la organización.
Aquellos que establecen los límites entre los cuales se pueden mover los actores y sus restricciones.
Sustentan el quehacer de la Empresa


VALORES DEL PLAN ESTRATÉGICO
Alegría, libertad,
responsabilidad, justicia,
respeto, creatividad, amor y solidaridad,
honestidad, sabiduría

NECESIDADES
Es el problema u obstáculo de la situación actual sobre el cual se debe realizar una acción para alcanzar la situación deseada

MISIÓN
Juicio que se da para identificar el propósito fundamental sobre el que labora una organización, sobre la naturaleza del negocio
Debe contar con el quien, como para que y con que como componentes constitutivos y distintivos.
Dentro del tiempo y el espacio, nombrándolo solo que sea necesario.
Ejemplo de Misión
“Formar personas libres, solidarias y creativas para que se desenvuelvan en el trabajo y en la vida en general para contribuir al desarrollo del Ecuador”.

Preparatorio

Planificación por procesos

INDICACIONES GENERALES
 1. Objetivos del módulo
 2. Competencias a desarrollar en el estudiante
 3.Temas generales a tratar
 4. Evaluación
 5. Puntualidad y responsabilidad
 6. Varios

OBJETIVOS DEL MÓDULO
 El módulo tiene como objetivos:
 Objetivo general: Desarrollar en el estudiante competencias cognitivas y procedimentales que le permitan al planificar su gestión empresarial por procesos.
 Objetivos específicos:
 a) Implementar un BSC a su gestión empresarial para orientar la acción gerencial.
 b) Desarrollar un modelo de gestión por procesos a su empresa.

COMPETENCIAS
 Al final del módulo el estudiante habrá desarrollado las siguientes competencias:
 Planifica la acción gerencial basado en un BSC con responsabilidad y principios éticos.
 Diseña un Cuadro de Mando Integral mediante un diseñador gráfico con cumplimiento y demostrando valores éticos.
Implementa los procesos en su empresa mediante estándares de calidad.

TEMARIO GENERAL
 Introducción temario, foda.
 Planificación estratégica con BSC
 Cuadro de Mando Integral y Tablero de Control
 Gestión por Procesos
 Representación gráfica de procesos

CALIFICACION
 10% (1 punto asistencia)
 30% (3 puntos trabajo en clase)
 30% (3 puntos trabajos extra clase)
 (10% 1 punto trabajos escritos)
 (20% 2 puntos trabajos de diseño gráfico)

x 30% (3 puntos prueba escrita)

Total : 100%

PUNTUALIDAD Y RESPONSABILIDAD
 Se aceptará el ingreso máximo hasta las 14h30. Por ningún motivo se ingresará pasada esa hora. En caso de atraso deberá hacerlo después del receso.
 Todo trabajo se entregará en la fecha y hora concretada por diálogo y consenso general, entre facilitador y estudiantes.
 La falta deberá justificarse ante las autoridades correspondientes y sólo con una autorización se aceptará la presentación de trabajos y por el 70% de la nota inicial.
 En caso de falta o inasistencia del docente, los estudiantes desarrollarán el tema de la sesión y su nota será por la totalidad correspondiente a ese día de trabajo.
 Si las autoridades o su delegado solicitara abandonar el salón de clase por incumplimiento en el pago, se tomará como FALTA a la sesión de trabajo.
 Para presentarse a la evaluación escrita el estudiante deberá estar al día en sus pagos de mensualidades académicas.
 Las notas se consignarán en secretaría ocho días después de terminado el módulo.

VARIOS Y CONSENSOS
 Las que el estudiante considere pertinente y dignos de ser considerados en este módulo.
 A saber:
 1______________________________________
 2______________________________________
 3______________________________________
 4______________________________________


Éxitos en el desarrollo del módulo,